Tutorial InnoRace®: Das Rennen der Projekte
In einer Arbeitsumgebung, die sich immer schneller verändert braucht man Tools, die diesen Wettlauf unterstützen.
Das InnoRace® schafft die Möglichkeit, auf spielerische Art und Weise Transparenz über den Fortgang einer Vielzahl von Projekten darzustellen und gleichzeitig Anreize zu setzen das gesamte Team zu motivieren.
1. Aufbau der Rennstrecke
Rennautos
Selbst gebastelte Rennautos stellen die einzelnen Projekte dar, welche von den Projektleitern oder –teams gefahren werden
Rennstrecke
„Fortschrittsbalken“ für die Umsetzung der Projekte
Checkpoints
Teilaufgaben zur Umsetzung eines Projektes
Finisher
Liste aller umgesetzten Ideen
Fahrerlager
Übersicht der Rennfahrer
Ideengarage
Liste der noch nicht umgesetzten Ideen
Parkplatz
Liste aller aufgeschobenen Ideen
Schrottplatz
Liste aller verworfenen Ideen
Regelwerk
Für jeden einsehbar
2. Aus welchen Elementen besteht das InnoRace® ?
Eine zentral angebrachte Rennstrecke mit einer Start- und einer Ziellinie ist das Zentrum des Spielaufbaus. Diese Rennstrecke kann mithilfe der Vorlagen (Schritte 1 bis 3 des eigenen Rennens) oder mit einem bunten Klebeband an eine Wand angebracht werden. In der Pro Version steht die Strecke mit allen Komponenten und Rennautos online zur Verfügung. Sie lässt sich somit auf einem zentralen Bildschirm (Digital Signage) und / oder mehreren Bildschirmen gleichzeitig zeigen.
Die Rennstrecke ist in mehrere Streckenabschnitte, genannt Checkpoints aufgeteilt. Diese Checkpoints spiegeln die typischen Phasen eines Projektes wider.
Auf der Rennstrecke befinden sich viele Rennautos. Diese Rennautos stellen einzelne Projekte dar. Jedes Rennauto hat eine/n Fahrer/in. Bei aufwendigeren Themen können es mehrere Fahrer/innen sein. Der oder die Fahrer/innen sind die Verantwortlichen der jeweiligen Projekte. Das besondere an den Rennautos ist, dass sie von den Fahrer/innen individuell und selber - nach gewissen Vorgaben - designt werden, bzw. mit den Vorlagen (zu den Rennautos).
Die Rennautos „fahren“ auf der Strecke nach Abschluss jedes Checkpoints einen Abschnitt weiter. Sobald ein Fahrzeug die Ziellinie passiert, bekommt es seinen Ehrenplatz bei den „Finishern“. Zurückgestellte Ideen kommen auf einen „Parkplatz“ und verworfene Ideen als Mahnmal auf den „Schrottplatz“.
Die Ideengarage ist der Ort, wo neue Ideen kontinuierlich gesammelt werden.
Im Fahrerlager werden von jedem Teilnehmer kleine Fotos ausgehangen.
3. Warum InnoRace®?
(Rennleitung = Initiator / Vorgesetzte/r)
- Transparenz
- über den Fortschritt der einzelnen Projekte.
- über die Verantwortlichkeit der einzelnen Projekte.
- welche Themen in Bearbeitung sind, welche in Zukunft anstehen, welche beendet sind, welche aufgeschoben und welche verworfen wurden.
- Vollständigkeit der bearbeiteten Projekte durch die Festlegung der Reihenfolge der Aufgaben (Fahrtrichtung der Autos) und Vorgabe der zu verrichtenden Tätigkeiten (Checkpoints).
- Mit dem strukturierten Vorgehen lassen sich viele Projekte zuverlässig parallel bearbeiten und liefern schneller Ergebnisse.
- Es wird sichtbar an welchen Checkpoints sich die Autos stauen. Hier wird analysiert, warum dies der Fall ist und wie ein gleichmäßiger Durchfluss erreicht werden kann. Dies trägt direkt zur Verbesserung bestehender Prozesse bei.
- Insbesondere für unerfahrene Rennleiter/innen stellt das InnoRace® eine Hilfestellung dar, welche Aufgaben für eine vollständige Bearbeitung notwendig sind und in welcher Reihenfolge diese abgearbeitet werden müssen.
- Transparenz über alle bevorstehenden Aufgaben durch die Einteilung in Checkpoints. Die Aufgaben der einzelnen Checkpoints sind klar definiert.
- Die Anzahl der Checkpoints und somit der bevorstehenden Aufgaben ist den Teilnehmern klar.
- Durch den klaren Ablauf des Rennens werden bei den Teilnehmern Befürchtungen abgebaut nicht genug Kenntnisse zur Durchführung eines Projektes zu haben. Dies gilt insbesondere für unerfahrene Teilnehmer.
- Durch die eigene Gestaltung der Autos wird eine Identifikation mit dem Thema geschaffen.
- Der Wettbewerbscharakter durch die Simulation eines Rennens schafft Anreiz und Motivation „sein“ / „ihr“ / „unser“ Projekt schneller als die anderen abzuschließen.
- Schnellere Umsetzung von Projekten durch Betonung des Wettbewerb Charakters des Rennens
- Erhöhung der Team-Motivation beim Mitgestalten von Veränderungsprozessen durch die Integration der Mitarbeiter
- Steigerung des Gefühls im Team, aktiv an der kontinuierlichen Verbesserung der Abläufe mitzugestalten.
- Grundlage um Personen außerhalb des Projektteams über den Status der Projekte zu informieren. Zudem können auch projektbezogene Hürden anhand des Streckenablaufs aufgezeigt werden.
4. Wie geht’s los?
- Kick Off Meeting
- Mit einem offiziellen Kick Off Meeting werden alle Teilnehmer mit dem Konzept des InnoRace® bekannt gemacht.
- Die Regeln werden erklärt und die Spielfläche erläutert.
- Die Aufgaben der einzelnen Checkpoints werden erklärt.
- Die Rennstrecke wird veröffentlicht
- In der kostenlosen Variante an die Wand angebracht oder in der Pro Version online veröffentlicht
- Das offizielle Regelwerk wird sichtbar aufgehängt oder veröffentlicht
- Verteilen der Aufgaben
- Die Zuteilung der Themen auf die einzelnen Fahrer erfolgt
Die Fahrer designen ihr eignes Rennauto und ihre Label oder wählen eine der vielen Vorlagen (Klick hier für Erstellung eines eignen Rennauto)
Lasst das Rennen beginnen!
5. Wie geht’s weiter?
Während des Rennens
- In einen wiederkehrenden Termin stellen die Rennfahrer ihren Fortschritt des Projektes der Rennleitung vor. Die Rennleitung kann korrigierend eingreifen und/oder Hilfestellung für die Checkpoints geben.
- Sobald ein Checkpoint bewältigt ist, fährt das Rennauto einen Checkpoint weiter (= Weiterhängen des Rennautos)
6. Ein Beispiel: Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
Rennautos:
Stellen die Verbesserungsprojekte dar, z.B. Reduzierung Fehlerquote bei Übergabe in nachfolgende Abteilung
Checkpoints:
- Beschreibung IST Situation
In diesem Checkpoint wird die derzeitige Situation des zu bearbeitenden Prozesses beschrieben. Die Frage ist zu klären: wie der Prozess/die Aufgabe heute bearbeitet und welche Schwachstelle(n) aufweist der Prozess auf. Jedoch keine Beschreibung des Zielprozesses. Diese Beschreibung ist die Basis für das Verbesserungsprojekt. (Hier können Sie eine Vorlage zur Beschreibung der IST Situation herunterladen)
- Beschreibung SOLL Situation
Hier wird der gewünschte Ablauf, aufbauend auf die Inhalte der Beschreibung der IST Situation, grob skizziert. Die Optimierung der heutigen Prozesse steht im Fokus. (Hier können Sie eine Vorlage zur Beschreibung der SOLL Situation herunterladen)
- Gain Berechnung
Berechnung der zu erwartenden Effizienzgewinne und/oder Kosteneinsparungen. Die Erfahrung zeigt, dass bei diesem Punkt Unterstützung nötig ist. (Hier finden Sie eine Vorlage mit typischen Rechenbeispielen und Ansätzen für Ihr Verbesserungsprojekt)
- Vorstellung beim Entscheidungsträger
Der Lösungsansatz inklusive der Gains wird diskutiert. Abstimmung ob Lösung in das Gesamtkonzept / Vision der Abteilung passt.
- Erstellung Dokumentation
Der festgesetzte Ablauf des verbesserten Prozesses wird beschrieben. Es kann mit Text, Diagrammen, Screenshots gearbeitet werden.
- Genehmigung Entscheidungsträger
Anhand der erstellten Dokumentation prüft der Entscheidungsträger, ob der Prozess ausreichend dokumentiert ist:
- Sind alle Schnittstellen einbezogen?
- Ist ein Schulungsplan erstellt
- Sind Deadlines gesetzt
- etc.
Freigabe durch Entscheidungsträger. (Hier können Sie eine Vorlage für eine Genehmigung des Entscheidungsträgers herunterladen)
- Testen
Der verbesserte Ablauf wird (von dem Fahrer/in) in einer Testumgebung oder einem absteckten Rahmen auf seine Widerstandskraft in der Realität geprüft und gegebenenfalls nachgebessert. Testphase ist zeitlich begrenzt auf wenige Tage oder Wochen.
- Schulung
Der Fahrer stellt seine Ergebnisse (den künftigen Prozess) allen Beteiligten vor, z.B. als fixer TOP in einer regelmäßigen Besprechung. Bei komplexen Themen sind Einzelschulungen sinnvoll.
- Einbindung in Abteilungsdokumentation
Verbesserter Prozess in die Dokumentation der Abteilung / Teams einfügen, bzw. ursprünglichen Prozess in Dokumentation aktualisieren.
- Einführung in das Tagesgeschäft
Übernahme des verbesserten Prozesses im gesamten Team.
Wird der neue Prozess nachweislich im Team gelebt, ist der Checkpoint erledigt. Das Rennauto kann die Ziellinie passieren und auf dem Finisher-Parkplatz gesetzt werden.